该系统包含以下功能： 一、前台客户端 1、授权档案 查档者如因工作原因需查阅非公开的档案，可由窗口接待人员进行代查，并将查询的档案，通过授权的方式授权到智能查档服务系统的前台客户端，供查档者进行查阅。查档者通过身份证（需采购并集成第三方身份证阅读器设备）或用户名密码方式登录智能查档服务系统的前台客户端，在线查看窗口接待人员所授予的档案目录和全文。 2、开放档案 查档者可在系统的前台客户端的开放档案模块，查阅档案馆统一发布的开放档案，包括：(略) 3、个人中心 显示当前查档者所有的申请信息，如“我的打印”显示查档者在授权档案查阅和开放档案查阅时，提出的打印申请记录及窗口接待人员的审批结果；“我的查阅”显示查档者在授权档案查阅时，对只授予了档案目录查看权限的档案提出的全文查阅申请记录，及窗口接待人员的审批结果。 二、后台数据管理 （一）档案利用 1、利用登记 面向档案馆窗口接待人员，提供便捷的登记、强大的检索功能，使档案馆接待人员可以方便快捷地为到馆用户，提供档案利用服务。 （1）支持集成高拍仪、身份证识别等设备（需采购第三方设备）自动获取查档者的身份信息，如姓名、身份证号、性别、照片等、省去接待人员手工登记信息； （2）支持集成高拍仪（需采购第三方设备）进行人证比对，快速核验人证信息； （3）对于单位利用，如工作查考、编史修志等，支持集成高拍仪（需采购第三方设备）在线扫描介绍材料，如介绍信、工作证等； （4）可根据查档者的信息自动查询查档者的历史查询记录及查询内容； （5）对个人查档者，可自动根据查档者的身份信息，自动检索与该用户相关的档案，以提高接待人员的检索效率； （6）提供电子档案利用时，支持对查询结果直接打印出证；支持将查询的档案授权到系统前台客户端，由查档者登录后自助浏览，授权时提供多种授权方式，如：(略) （7）提供实体档案利用，可打印出库单并通知库房管理员，执行档案出库相关流程和操作； （8）具备不开放数据控制利用功能，在提供利用前系统会自动判断，如为不开放则会提示进行利用审批操作，审批流程可根据业务需求配置； （9）支持集成满意度评价器（需采购第三方设备），由查档者对档案利用情况进行满意度评价； （(略)）提供利用过程记录监控功能； （(略)）档案利用过程中，接待利用人员可对发现错误的档案在线标注，后续由档案管理人员进行实体核查后处理。 2、客户端利用审批 窗口接待人员，对查档者在系统前台客户端提出的打印申请、全文浏览申请记录的审批。打印利用审批是对查档者提出打印申请的记录和打印范围进行审批，审批通过的可以进行打印，打印时可添加水印，对审批不通过的需填写审批理由。查阅审批是对查档者提出的全文浏览权限进行审批，审批通过后，查档者可直接在系统前台客户端进行全文浏览，对审批不通过的需填写审批理由。 3、查档者管理 记录所有到馆利用的查档者信息，包括：(略) 4、查档预约 为了减少查档人员的排队等待时间，系统提供查档预约功能，即查档者在进馆查档之前可先通过电话预约或网络预约等方式进行查档预约，由窗口接待人员在查档预约模块对预约信息进行登记，并在完成调档后根据实际工作情况填写回复信息。 5、借阅车 提供类似购物车功能，主要方便接待利用人员统一对多次检索结果进行借阅登记操作。查档者可从借阅车选择档案填写利用登记单，也可从借阅车中做移除操作。 6、导入利用库 提供对利用库数据的导入功能，导入的数据可在利用库管理模块进行管理。系统提供目录导入、全文挂接和信息包导入三种方式。 7、利用库管理 本模块是对系统前台客户端中开放档案模块数据进行管理。开放档案的数据来源有：(略) 8、档案标注 在档案利用过程中，窗口接待人员可对发现的档案错误信息进行标注，如档案的目录信息中存在错别字，全文挂接错误等，标注后由档案管理人员对标注的错误信息进行实体核对，对确认有误的信息进行调整。 9、利用流程审批 显示档案利用相关的流程，如电子档案授权、档案实体出库流程等。审批人员可在本模块查看当前用户待审批的流程记录、当前用户完成审批的流程记录，并支持以图形化方式查看流程的审批过程。 （二）档案检索 1、综合检索 根据检索关键字，支持跨档案门类的一体化模糊检索，包括目录一体化模糊检索、全文模糊检索，检索结果关键字标红，同时支持结果中检索。 2、基本检索 提供基于数据库的基本条件检索功能，检索条件可以通过档案信息配置模块中的检索配置或用户级检索自定义，检索结果关键字标红，并支持在结果中搜索。 3、高级检索 高级检索可自定义查询条件对档案目录进行检索，如设置多个查询条件可进一步设置“与”“或”逻辑关系组合检索，检索结果关键字标红，并支持在结果中搜索。 （三）档案统计 1、档案统计 提供档案利用相关统计功能，如人次、目的、效果、件次和时间等利用统计和用户使用评价。统计形式支持表格、饼图、柱状图和折线图等不同的展示模式，并可通过统计配置进行扩展和调整。 |